Microsoft word yang sering kali dipakai untuk mengetek beberapa teks ini ternyata memiliki fitur yang sangat menarik. Anda dapat membuat berbagai hal, termasuk bagan atau struktur organisasi suatu instansi. Fitur satu ini ada di salah satu tab yang disediakan oleh Microsoft untuk pengguna agar pekerjaan atau kebutuhan terpenuhi. Cara membuat bagan di word ini dapat dilakukan dengan sangat mudah, termasuk pemula. Yuk intip caranya di bawah ini!
Empat Jenis Bagan suatu Organisasi
Yang pertama disebut dengan bagan Hierarki atas bawah fungsional. Pilihan pertama ini jadi salah satu fitur smartart yang paling sering dipakai untuk menunjukkan struktur bisnis. Anda bisa memanfaatkannya untuk struktur dari suatu organisasi secara konvensional. Yang paling menarik, fitur satu ini cocok dipakai untuk segala organisasi. Tidak heran, jadi salah satu bentuk yang banyak dipakai, baik untuk struktur organisasi formal maupun non formal.
Bentuk ini umumnya dimulai dengan posisi yang paling atas, lalu dibagi menjadi beberapa divisi atau departemen. Setelah itu, setiap divisi memiliki manajemen senior dan menengah, staf senior, menengah, serta junior. Anda dapat melihat bagan ini seperti piramida yang terus naik hingga ke CEO. Pembuatan bagan ini mudah dipahami, sehingga dapat dipakai sebagai acuan jobdesk atau pekerjaan serta rantai perintah dari CEO hingga stap junior.
Jenis bagan kedua yang sering dijumpai, ialah bagan organisasi divisional. Bentuk satu ini sangat cocok untuk perusahaan yang ingin mengembangkan bisnis sesuai dengan produk atau kawasan geografis. Setiap divisi dapat berdiri sendiri dan tugasnya bisa dijelaskan secara jelas melalui bagan. Implikasi dari bagan ini, sering kali setiap divisi memiliki staf yang berlebih sehingga memudahkan setiap tugas yang telah diberikan dan dijadwalkan.
Bentuk bagan yang dipakai pada model ini seperti model bagan sebelumnya. Pembuatan bagan dimulai dari CEO atau direktur utama di bagian tengah. Setelah itu, dibagi lagi dalam beberapa lini bisnis atau disebut LOB. Cara membuat bagan di word ini memudahkan anda untuk melihat masing masing departemen LOB, seperti akuntansi, hukum, marketing, dan SDM. Bagan ini juga dipakai untuk melihat setiap orang di dalam departemen tersebut.
Yang ketiga disebut dengan bagan organisasi matriks dengan bentuk yang sangat unik. Bagan jenis ini biasanya dipakai oleh organisasi yang menerapkan sistem setiap tim memiliki lebih dari satu manajer atau supervisor. Suatu tim yang dipimpin oleh lebih dari 1 manajer ini menyebabkan berbagai masalah dapat dipandang dari berbagai sudut. Penyelesaian yang diperoleh juga lebih beragam, karena pemikirannya berasal dari dua pikiran yang berbeda.
Bentuk bagan yang tersedia di word ada sekitar 4 buah, sehingga dapat disesuaikan dengan di lapangan. Pada umumnya berbentuk kotak dengan empat kotak yang berisi anggota dari divisi tersebut. Tidak lupa terdapat pula garis penghubung sebagai penanda bahwa adanya garis hierarki untuk pelaporan tugas atau komunikasi. Setiap anggota dalam divisi atau tim tersebut dapat berkomunikasi satu sama lain, meskipun memiliki tugas yang berbeda beda.
Bentuk bagan terakhir yang sering dipakai ialah bagan organisasi datar. Bentuk satu ini sering dipakai oleh bisnis kecil, sehingga hierarki tugas lebih singkat. Hubungan yang terjalin dari orang orang di dalam tim juga cenderung lebih dekat. Untuk pengambilan keputusan juga lebih erat karena sering berbagi atau sharing suatu masalah. Karyawan yang bekerja pada sistem satu ini diberi tanggung jawab atau otonomi yang lebih besar.
Bentuk dari bagan ini mendatar, sehingga isinya lebih sedikit dan cocok dipakai oleh bisnis kecil. Oleh sebab itu, hubungan sosial dari anggotanya pun lebih erat daripada bisnis lain. Biasanya organisasi dengan struktur ini memiliki dua tingkat, yaitu leader dan pekerja. Garis yang menunjukkan sistem kerja terdapat dua hal, yaitu garis tebal dan titik titik. Garis tebal menunjukkan rantai komando utama, sedangkan titik titik untuk otoritas sekunder.
Cara Mudah Membuat Suatu Bagan Organisasi di MS Word
Cara membuat bagan di word menjadi pencarian banyak orang sebab software ini lebih mudah. Bagi pemula, software satu ini tentu lebih mudah dioperasikan daripada software lain. Oleh sebab itu, pengguna word lebih banyak dengan fitur yang diberikan cukup menarik dan mudah dipakai. Anda dapat membuat struktur organisasi untuk memberikan info yang lengkap tentang anggota suatu organisasi dan hierarki tugas yang harus dilakukan di lapangan.
Langkah yang harus dilakukan kali pertama tentu membuka ms word yang ada di perangkat anda dan pilihlah blank document. Untuk membuat suatu bagan, anda perlu untuk menekan tab insert yang berfungsi untuk menambahkan berbagai hal. Salah satunya untuk membuat suatu bagan yang tersedia di dalam Smartart. Saat membuka fitur ini, anda akan dihadapkan pada pilihan yang cukup beragam sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Terdapat berbagai pilihan dalam kotak dialog, sehingga anda cukup memilih salah satunya. Beberapa pilihan yang tersedia, antara lain list, process, cycle, hierarchy, relationship, matrix, dan pyramid. Dari pilihan tersebut, anda dapat membuat suatu bagan yang menjelaskan manajer beserta anggota anggotanya di setiap divisi. Untuk pengisian, anda dapat memberi nama atau divisi pada kotak yang telah tersedia dan akan otomatis masuk dalam bagan.
Tidak hanya untuk proses pengisian, anda juga dapat mengedit berbagai hal di dalam bagan. Pertama, anda dapat mengedit tulisan di dalamnya dengan sangat mudah. Cara pertama melalui kotak dialog yang telah tersedia untuk anda. Kedua dapat dilakukan dengan cara dua kali klik pada bagan dan lakukanlah pengeditan. Selain itu, anda juga dapat mengatur warna dari bagan sesuai keinginan pada tools design yang ada di dalam tab Smartart.
Proses pembuatan bagan ini belum selesai, karena anda masih bisa melakukan pengeditan terkait desain atau isi. Pada tools desain, anda dapat melakukan perubahan warna atau bentuk bagan. Tidak hanya itu, cara membuat bagan di word ini juga melengkapi fiturnya untuk mengubah ukuran kotak setiap bagan jadi lebih besar atau kecil. Hal ini dapat anda sesuaikan dengan kebutuhan setiap bisnis.
Software yang dipakai untuk membuat suatu bagan dapat memanfaatkan berbagai jenis, salah satunya Microsoft word. Anda dapat berbagai kemudahan dari software ini sehingga dapat mempraktikkan langkah langkah mudah dari laman Charis. Situs satu ini memberikan anda berbagai tips dan trik agar pembuatan bagan ini jadi lebih mudah. Oleh sebab itu, bagan yang anda miliki akan jauh lebih informatif dan menarik.